Eestis on e-arved riigiasutustele olnud juba aastaid kohustuslikud, kuid erasektoris on nende kasutamine siiani jäänud tagasihoidlikuks. See olukord hakkab muutuma, sest alates 1. juulist 2025 hakkasid kehtima uued seadusesätted, mis viivad meid sammu lähemale olukorrale, kus e-arved muutuvad normiks.
2024. aasta sügisel võttis Riigikogu vastu raamatupidamise seaduse muudatused, mis annavad ettevõtetele õiguse nõuda e-arveid, lihtsustavad registreerimist ning kehtestavad selgemad standardinõuded. Kuigi e-arved ei muutu kõigile kohustuslikuks, on suund selge, et arveldamine muutub digitaalsemaks ja automatiseeritumaks.
Uue seaduse järgi on alates 1. juulist 2025 igal ettevõttel, kes on äriregistris registreerinud ennast e-arve vastuvõtjana, õigus nõuda müüjalt e-arvet. Tegemist ei ole kohustusega, vaid õigusega, ehk kui Sinu ettevõte soovib saada arveid masinloetavas vormis, peab arve saatja sellega arvestama.
See tähendab, et e-arved ei muutu veel kõigile kohustuslikuks, kuid kui üks osapool soovib e-arvet, siis peab teine selle esitama. Antud muudatus aitab ettevõtetel arveldusprotsesse efektiivsemaks muuta.
Senine süsteem nägi ette, et ettevõte saab registreerida end e-arve vastuvõtjaks ainult siis, kui selle algatab e-arvete operaator ning ettevõte kinnitab selle äriregistris. Uue seaduse järgi saab ettevõtja ise algatada registreerimise, mis muudab e-arvete kasutuselevõtu oluliselt kiiremaks ja iseseisvamaks.
See on hea uudis eriti väiksematele ettevõtetele, kes soovivad oma arveldust lihtsustada, kuid ei ole seni teadnud, kust sellega alustada. E-arve koostamine ja vastuvõtmine muutub kättesaadavamaks kõigile.
Seadus sätestab, et kui tehingupooled ei ole kokku leppinud teisiti, peab e-arve vastama Euroopa tehnilisele standardile EN 16931. See tähendab, et arve peab olema masinloetav ja struktureeritud viisil, mida raamatupidamistarkvarad mõistavad. Kui soovitakse kasutada mõnda muud formaati, tuleb see fikseerida vastavalt lepingus.
See muudatus aitab vältida segadust ja andmete kaotsiminekut, ehk kui kõik kasutavad sama standardit, on tarkvaradel lihtsam arveid töödelda ja kontrollida. Võrreldes PDF-arvega, mida tuleb tihti käsitsi sisestada, liigub e-arve otse vastuvõtja süsteemi, säästes aega ja vähendades vigade riski.
Paljude jaoks tähendab elektrooniline arve endiselt PDF-faili, mis saadetakse e-kirjaga. Tegelikkuses pole PDF-arve masinloetav, mis tähendab, et inimene peab selle käsitsi raamatupidamisse sisestama ning kontrollima andmete õigsust.
E-arve, vastupidi, liigub otse majandustarkvarasse ehk kõik andmed kantakse üle automaatselt. Kui arveid on kuus sadu, on andmete sisestamiselt ja parandamiselt võidetud töötunnid üsna märkimisväärsed. Lisaks ei teki enam topeltmakseid ega hilinenud arvete töötlemist.
Kuigi seadus annab ettevõttele õiguse e-arvet nõuda, on mõistlik leppida arve esitamise formaadis kokku juba lepingu sõlmimisel. Lepingusse võiks kirja panna:
Selge kokkulepe aitab vältida arusaamatusi ja tagab sujuva arvelduse.
Muudatused, mis hakkasid kehtima 1. juulist 2025, ei kehtesta veel üldist e-arve kohustust, kuid loovad tugeva eelduse selleks, et e-arved muutuvad lähiaastatel Eestis tavapäraseks. Kasutusvõimalused laienevad ja õigus nõuda e-arveid muutub seaduslikuks ning e-arve koostamine muutub üha sagedasemaks osaks igapäevasest arveldamisest.
Ettevõtetele, kes soovivad oma protsesse digitaalseks muuta ja tööaega säästa, on see hea võimalus astuda järgmine samm. Lisaks aitab e-arvete kasutamine kaasa läbipaistvusele ja keskkonnasäästlikkusele. Näiteks pabereid ja manuaalset tööd on tänu sellele tunduvalt vähem.
Kui soovid, et Sinu ettevõte oleks uuest korrast mõjutatud pigem positiivselt, tasub hakata tegutsema juba täna. Vaata üle oma tarkvara, kontrolli e-arvete toe olemasolu ja tee vajalikud sammud äriregistris.
